Времето, един от най-разпиляваните ресурси
Как решаваме какво ще правим днес?
А как се запълва графикът ни – от нас – проактивно или от обстоятелствата?
Дали работя по моите приоритети или по нечии чужди?
Често сутрин денят ни започва с чаша кафе, чай или топла вода. Правим преглед на задачите, срещите и останалите ангажименти и започваме да изпълваме следващите минути с това, което считаме за важно или което е неотложно.
Как обаче решаваме какво е важно или неотложно?
Разбирането, че времето е ценен ресурс, също както парите е много добър подход. Как харчим времето си е точно толкова важно, както за какво харчим парите си. И да бюджетираме времето си е толко полезно колкото когато бюджетираме средствата си.
„Нямам време, Цане! Не ми стига да спортувам, да съм с приятели, да имам хоби.“ Изречение, което не само чуваме често, но и ние самите изпадаме нерядко в това състояние. Разликата е, че вече бързо вземаме мерки, за да се поправим.
В работа със собственици на различни бизнеси, ясно се очертаха няколко правила, които значително подрежда и балансират.
Първото правило: не повече от три неща всеки ден. Така сме сигурни, че сме „отметнали“ най-важното за бизнеса и изпитваме удовлетворение, в края на деня.
Второто правило: всеки ден по една задача за работата, за мен и за семейството ми. Така постигаме баланса и не залитаме в крайностите на работохолизма.
Трето правило: поставяне на срокове на задачите с ясната оценка кои са амбициозни и кои – реалистични.
Преглеждайки в края на седмицата как е минало времето ни следва да видим и кои са „крадците ни на време“? Къде в действителност прекарваме времето си, колко часове отделяме на работни задачи, пътуване, домашни задължения, учене, социални медии, свободно време. Отделете допълнително време за анализ на работата и ученето и разбийте седмицата си по дни, а после и по часове.
Крадците на времето, са онези дейности, които могат да се делегират, прехвърлят на външна фирма или просто да се проверява как са свършени.
Широко разпространена матрица за планиране на времето е тази на Айзенхауър. Веднъж наясно с нашите приоритети, можем да поставим задачите пред нас и да преценим кои от тях в каква степен допринасят за постигането на целите ни.
Наскоро попитахме собственик, който прекарваше голяма част от времето си с разговори с клиенти. Вярваше, че това му помага да усети от какво имат нужда. На въпроса ни кои са клиентите, с който можеш да промениш процеса си на работа – той се замисли.
Фокусиране върху една конкретна задача, за кратък период от време – последвано от почивка е успешен начин за подобряване на концентрацията. През годините сме помагали на много клиенти успешно да разпределят различни задължения в различни дни от седмицата или месеца така, че това да пасне на техния вътрешен ритъм.
Изключително важна част за удовлетворението от свършената работа е предварителното планиране на време за любими занимания и награди.
Ако темата с управление на времето, е интересна за вас – може да научите повече за нея по време на нашата Академия за предприемачи.
